Discussion on Informatization Management of Real Estate Archives
马兴花 MA Xing-hua
（国家安全生产监督管理总局机关服务中心，北京 100713）
（Agency Service Center of National Safety Production Supervision and Management Bureau，Beijing 100713，China）
摘要：本文在探讨房产档案信息化管理的含义、房产档案信息化管理特点的基础上，指出房产档案信息化管理存在的部分单位房产档案资料数字化建设不足、档案管理人员专业技能不足、管理效率及手段有待改进等5个问题，提出加强房产档案信息化管理的5条建议，即，加强房产档案数字化建设、提升管理人员专业技能、整合管理系统、实现网上办事、加大对安全体系的建设力度等。
Abstract: Based on the discussion of the meaning and characteristics of real estate archives informatization management, this paper points out five problems of real estate archives informatization management, such as, insufficient digital construction of archives of some units, lack of professional skills of archive management personnel, management efficiency and means to be improved, and so on. Five suggestions for strengthening the informatization management of real estate files are proposed, namely, strengthening the digital construction of real estate files, upgrading the professional skills of management personnel, integrating management systems, realizing online services, and strengthening the construction of security systems.
关键词：房产档案;信息化；产权产籍；管理
Key words: real estate archives；informatization；property rights；management
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2018）35-0123-03
0 引言
随着我国社会经济的快速发展及房屋商品化的深入推进，房屋成交的数量也明显增多，增加城市房屋产权办理机构工作量的同时，房产档案管理的难度也在加大。而随着住房制度改革的不断深化，特别是在当今社会信息化的背景下，市场化的高度发展对房产档案管理也必然提出新的要求，传统房产档案管理模式已经无法满足实际需求，档案管理信息化建设成为新时期房产档案管理的必然趋势及要求。
1 房产档案信息化管理的含义
房产档案是在房地产管理过程中形成的可以归档保存载体的一种文件性质的材料，是房地产物权登记的成果记载和原始凭证，是对房屋产权、房屋自然状况以及权利状况进行详细记载的各种资料的总称。随着房地产市场的蓬勃发展，房产档案的数量日益增多，为城市拆迁规划、房屋权属登记与交易、处理房地产纠纷等提供了重要依据，是房地产经营和管理的重要组成部分。房产档案管理是国家对房地产进行管理时，对所有权以及相关的一些权利进行登记、交易、确权等活动过程中产生的，可以反映权利人的自然房屋状态以及其土地使用的情况。
房产档案管理信息化是指应用计算机、扫描仪、数据库和多媒体存储等现代信息技术，通过图像、文字等手段，将房产档案资源转化成数字化的电子信息档案，将资料以电子信息的形式进行储存，利用计算机对其进行管理，最终成为一个有序的信息管理系统。房产档案信息化管理模式从面向传统的纸质档案等实体保管为重点，向以房产档案资源的数字化信息向社会提供服务为中心的转变，建立一个有序的房产档案数据库，将各类房产档案资源以电子信息的形式进行存储，以网络的形式进行共享，利用计算机系统进行管理，实现资源共享。实现房产档案管理的信息化，已成为房地产行业科学管理的发展方向。将信息技术与房产档案管理相融合，构建信息化档案管理模式，能够改善传统纸质档案的众多弊端。特别是大数据高度发展的今天，通过网络完成房产档案信息的存储与管理，提高了信息交流与沟通的有效性的同时，也增加了信息容量，也更方便存储及调取，不易造成信息丢失问题，房产档案信息化管理在推进我国房地产市场改革中，无疑发挥着越来越重要的作用。
2 房产档案信息化管理的特点
房产档案管理是以国家相关的法律法规为依据，对房地产物权全过程进行完整记录，专业性和政策性较强，其合法性是最主要的特征。在开展档案管理工作的过程中，其登记的内容中必须要将房产地址、面积大小以及权利状况清楚标明，以便于登记工作能够符合专业要求。档案管理的时效性和动态性也较强，房地产情况、权利具有明显动态性，会随着产权人变化、房屋买卖、继承、赠与等房地产物权的变化而变化。同时，档案管理人员需要及时记录房产信息变更情况，以确保信息的准确性、真实性，房产档案管理因而具有一定的时效性。同样，房产档案是对其物权情况的真实记录，必须和实际情况相符。而房产档案的信息化管理，也体现如下特点：
2.1 数字化与专业性相结合
信息化管理的背景下，档案实体被作为原始的凭证入库保存，与日常服务分离。大量的信息通过计算机进行处理和应用，并形成相关的信息化管理数据库，进而建立房产档案信息管理系统。利用存储于计算机中的集图、文、像于一体的多媒体信息，实现档案管理的日常服务。房产档案管理的专业性主要体现在它是由房产管理部门负责登记活动，其记录具有真实性，过程具有严肃性、专业性，其登记及交易等行为是依照一定的法规来进行的，档案资料的专业性较强。
2.2 网络化与动态性相结合
通过网络进行信息交流传递是房产档案信息化的关键，并以此实现信息资源共享。借助网络应用，能够提高档案资料的利用率，档案信息收集、整理、移交、归档等工作都可以在网上集中办理，省却了传统档案管理过程中不必要的时间浪费，所有业务环节都在计算机网络里完成，显著提高档案管理工作的效率，实现信息价值最充分的利用。房产档案形成后，房产权属情况随着房产的买卖、继承、赠与等行为使房屋产权不断发生变化，因此形成房地产档案的变更和转移，具有很强的动态性。
2.3 智能化与图档相结合
随着信息化的快速发展，档案管理也体现出智能化的特点。利用计算机软件，如设计档案管理APP等，能够实现档案信息网上智能化检索，更加方便输入信息及浏览，能显著提高工作效率，节省了很多人力物力。而在房产档案管理中就形成了以簿、图、档为主要内容的产籍，通过智能化的应用及图档结合，真正把权利反映清楚，并能提高管理效率。
3 房产档案信息化管理存在的问题
3.1 部分单位房产档案资料数字化建设不足
当前部分单位房产档案管理工作停留在收集到原始资料，仅输入了房产基础信息资料到管理系统，尚未将所管理的房产产权产籍档案资料扫描件输入管理系统，没有建成功能完备的产权产籍档案资料数据库，一定程度影响了房产产权、产籍档案资料的有效管理和使用。
3.2 档案管理人员专业技能不足
现阶段的信息技术在房产档案管理中的有效应用，使得信息化时代对房产档案的管理方式有着更高的要求，管理人员不再像过去那样完全纸质化操作，而更多的体现在计算机操作过程中，并且随着技术手段不断更新，档案管理人员也要不断掌握新的管理方法，时代特征明显成为房产档案管理中的一个主要特点。因此，在房产档案管理的过程中，相关工作人员除要有较强的专业知识和技能外，也必须掌握一定的计算机专业知识。当前，我国的房产档案管理工作人员相当一部分人员表现为计算机相关知识不足，对信息化的高度发展表现出力不从心，当工作中遇到问题时，不能及时找到解决问题的办法，不能做到有针对性的采取措施加以处理，在一定程度上影响了房产档案数字化建设的效率和质量。
3.3 管理效率及手段有待改进
目前，很多单位都有自己的房产登记管理档案系统，而在信息化管理时代，这种不统一的档案管理系统就造成了管理的分散化，不利于信息管理的统一，从而增加了单位之间、部门之间的必要性审批和审查步骤，降低了工作效率。同时，由于各单位对房产档案管理的重视程度不同，使得部分单位的房产管理信息化平台沦为形式，很多信息技术仅用于登记、储存和查阅档案方面，而在其它方面如档案信息的整合、数据挖掘和进一步分析利用上等并没实现有效利用。
3.4 没有完全实现各环节、全流程网上办事
与房产所有人共享信息不足，没有把产权产籍与房产交易合为一体，产权登记发证、产权交易、房产抵押等工作需要房产所有人走遍每个办事环节，没有完全实现房产所有人网上办事。
3.5 房产档案的抗风险能力较弱
现阶段管理房产档案信息化管理部门在日常工作中，会考虑到数据安全性而采用一些数据保护措施，但往往只是简单的保护，风险意识还不够强。一旦在房产档案的数据传输过程中，不严格按照要求操作，就很可能导致信息被泄密。在现实工作中，一些部门仍然缺乏健全的管理制度，导致管理人员的安全意识不强。
4 房产档案信息化管理的建议
一是加强房产档案数字化建设。在完善已有的产权产籍综合业务数据库的基础上，要将所管理的房产产权、产籍档案资料全部采用电子扫描等输入方式转化为产权电子档案信息，全部输入管理系统，建设功能完备的产权产籍综合业务数据库和实物影像数据库，形成数字化档案，逐步实现“以图管房、数据共享、网上运作、规范管理”，确保房产产权、产籍档案资料的安全存放和使用方便。
二是提升管理人员专业技能。加强对档案管理人员的专业技能培训，熟练运用计算机相关知识，提升房产档案专业知识以及数字化操作能力。及时跟踪最新理论技能知识，引导职工不断自觉学习，掌握新时期房产档案电子化的特点以及规范的管理内容，并努力实现房产档案电子化管理的创新。不定期对档案管理人员进行考核，加大奖惩力度，激励员工自觉学习，提升专业化水平。
三是整合管理系统，提高工作效率。要加强单位之间、部门之间档案管理的协调与沟通，整合不同单位、部门的房产登记管理档案系统，提升管理效率，改进管理手段，确保档案管理水平整体提升。同时，加强档案信息的整合、数据挖掘和进一步分析利用，提升房产档案信息的有效利用率。
四是要加强与房产所有人的信息共享，实现网上办事。把产权产籍与房产交易合为一体，使产权登记发证、产权交易、继承、赠与、抵押等工作逐渐由手工作业过渡到网络微机作业，实现房产档案的全程数字化。一方面房产所有人可根据需要在网上查找相关的房产信息，还可将自身存在的相关问题留在网页上，管理人员可及时了解使用者的需求，并解答其预留问题。另一方面房产所有人可通过网络实现网上办事，极大地提高了工作效率。
五是加大对安全体系的建设力度。严格制定并实施安全制度。该制度必须能够覆盖房产档案管理中的每一个环节，提升房产档案抗风险能力。强化档案管理人员的责任意识，将房产档案数字化的安全保护责任落实到个人，树立良好的职业道德，严格遵守各项工作中的规定，严禁随意更改操作流程或省略操作环节的行为产生，严禁重要档案发生泄露和被利用等现象。增加对计算机检测及安全技术的应用，根据档案的机密程度，有针对性地对访问的权限进行设置。此外，还应注意房产档案的备份工作，避免数据丢失带来不必要的损失。
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